Zasady zbierania i rozpatrywania wniosków o dofinansowanie zajęć klubowych realizowanych przez warsztaty terapii zajęciowej na terenie powiatu czarnkowsko-trzcianeckiego.

Podstawa prawna:

1. art. 47 ust 1 pkt 4a ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2023 poz. 100 z późn. zm.);
2. uchwała Nr 41/2018 Zarządu PFRON z dnia 26 czerwca 2018 r. w sprawie przyjęcia „Procedur realizacji programu zajęcia klubowe w WTZ”.

Zasady ogólne

1. Program współfinansowany jest ze środków PFRON i realizowany na podstawie umowy pomiędzy Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie a Powiatem Czarnkowsko-Trzcianeckim.
2. Zasady niniejszego programu dotyczą wyboru, dofinansowania i rozliczania wniosków o dofinansowanie w ramach programu „Zajęcia klubowe w WTZ”.
3. Warunki dofinansowania w ramach wniosku o dofinansowanie są określone w „Procedurach realizacji programu Zajęcia klubowe w WTZ” oraz w niniejszych zasadach.
4. Program „Zajęcia klubowe w WTZ”, zwany dalej „Programem”, w powiecie czarnkowsko-trzcianeckim jest realizowany przez Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Trzciance, w dalszej części zwane „Realizatorem”.
5. Realizator dokumentuje przyjęte przez siebie zasady realizacji Programu, w szczególności dotyczące:

• ogłaszania naboru wniosków o dofinansowanie zajęć klubowych przez WTZ;
• podawania do publicznej wiadomości terminu przyjmowania wniosków i trybu ich realizacji;
• przyjmowania oraz weryfikacji formalnej wniosków składanych przez podmioty prowadzące WTZ;
• podejmowania decyzji o przyznaniu dofinansowania;
• zawierania i obsługi umów o dofinansowanie w ramach programu „Zajęcia klubowe w WTZ”;
• monitorowania prawidłowości wykorzystania środków i sprawowania nadzoru merytorycznego nad realizacją zadania;
• rozliczania przyznanych środków na realizację zajęć klubowych.

6. Pracownicy Realizatora odpowiadający za poszczególne etapy procesu rozpatrywania i realizacji wniosków:

• są niezależni co do treści swoich opinii, zobowiązani są spełniać swoje funkcje zgodnie z prawem i obowiązującymi zasadami, sumiennie, sprawnie, dokładnie i bezstronnie;
• zobowiązani są do wyłączenia się od rozpatrywania sprawy, która dotyczy ich osobiście, ich małżonków, wstępnych albo zstępnych, rodzeństwa, powinowatych w tej samej linii albo stopniu, osób pozostających w stosunku przysposobienia oraz ich małżonków, a także w każdym innym przypadku zaistnienia okoliczności, które mogą wywołać wątpliwości co do ich bezstronności;
• zobowiązani są do ochrony danych osobowych przekazanych przez wnioskodawców.

7. Realizator Programu rokrocznie podaje do publicznej wiadomości termin składania wniosków o dofinansowanie zajęć klubowych. Ogłoszenie terminu następuje za pośrednictwem strony internetowej Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Trzciance.

Wniosek o dofinansowanie

1. Podstawą przyznania dofinansowania jest złożenie przez podmiot prowadzący WTZ wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami, które potwierdzają możliwość uczestnictwa w programie.
2. Za kompletny wniosek uważa się wniosek zawierający wszystkie wymagane dane wraz z wymaganymi załącznikami.
3. Podstawą podjęcia decyzji w sprawie przyznania dofinansowania są informacje aktualne na dzień złożenia wniosku, z wyjątkiem wniosków wnioskodawców zobowiązanych do uzupełnienia lub korekty danych - w tym przypadku podstawą podjęcia decyzji w sprawie przyznania dofinansowania są informacje aktualne na dzień uzupełnienia wniosku.
4. Wzór wniosku o dofinansowanie stanowi załącznik nr 1 do niniejszych zasad.
5. Do wniosku o dofinansowanie muszą być dołączone następujące załączniki:

• Regulamin organizacyjny zajęć klubowych zatwierdzony przez podmiot prowadzący WTZ w przypadku ubiegania się po raz pierwszy o dofinansowanie zajęć klubowych w ramach Programu i w przypadku zmiany regulaminu. Regulamin organizacyjny winien zawierać m.in.:

- prawa i obowiązki uczestników zajęć klubowych, w tym możliwość korzystania przez uczestnika z zajęć klubowych wyłącznie w jednym WTZ,

- organizację pracy i zajęć,

- rodzaj dokumentacji zawierającej informacje dotyczące podstawy zakwalifikowania uczestnika do zajęć;

• plan działalności zajęć klubowych zatwierdzony przez organ prowadzący WTZ , określający między innymi formułę organizacji zajęć klubowych - formy i metody pracy z uczestnikami zajęć klubowych;
• pełnomocnictwo w przypadku, gdy wniosek podpisany jest przez osoby upełnomocnione do reprezentowania podmiotu prowadzącego WTZ;
• przewidywany plan finansowy działalności zajęć klubowych w szczególności obejmujący niezbędne wydatki rzeczowe i osobowe związane z prowadzeniem zajęć klubowych w WTZ, takie jak transport, materiały do terapii, wynagrodzenia, wyposażenie, koszty utrzymania i inne niezbędne do prowadzenia zajęć klubowych w ramach programu,
• oświadczenie podmiotu prowadzącego WTZ o spełnianiu przez wskazanych w niniejszym wniosku beneficjentów programu „Zajęcia klubowe w WTZ” warunków określonych w:

 - art. 10f ust. 2a ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, o ile dotyczy;

- art. 11 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz.1076), o ile dotyczy

- oraz w programie „Zajęcia klubowe w WTZ” i dokumencie procedur jego realizacji;

6. inne dokumenty wymagane przez Realizatora Programu.

Terminy przyjmowania i ocena formalna wniosków

1. Przyjmowanie wniosków następuje w dwóch turach:

• pierwsza tura naboru dla zajęć klubowych w WTZ, które będą odbywać się przez pełen okres realizacyjny tj. od dnia 1 lutego do dnia 31 stycznia kolejnego roku kalendarzowego, termin naboru wniosków wyznacza się w okresie od dnia 20 października do dnia 20 listopada w roku kalendarzowym poprzedzającym rok realizacji Programu;
• druga tura naboru dla zajęć klubowych w WTZ, które mają zostać uruchomione i prowadzone w drugiej połowie roku realizacyjnego tj. od dnia 1 sierpnia do dnia 31 stycznia danego roku realizacyjnego, oraz w przypadku WTZ prowadzących zajęcia klubowe, w których od momentu zakończenia terminu pierwszej tury naboru wniosków zwiększyła się liczba uczestników, termin drugiej tury naboru wniosków wyznacza się w okresie od dnia 20 maja do dnia 20 czerwca danego roku.

2. Za datę złożenia wniosku uważa się datę jego wpłynięcia do Realizatora.
3. Realizator ma prawo podjęcia decyzji o przywróceniu wnioskodawcy określonego terminu na złożenie wniosku jeśli nie koliduje on z terminem złożenia wystąpienia o dofinansowanie do PFRON przez Powiat Czarnkowsko-Trzcianecki. Ubiegając się o przywrócenie terminu, wnioskodawca zobowiązany jest opisać i udokumentować przyczyny uchybienia terminu.
4. Dokumenty dostarczane do Realizatora przez Wnioskodawcę, muszą być rejestrowane w dzienniku korespondencji.
5. Dane zawarte we wniosku oraz w załącznikach powinny być zgodne ze stanem faktycznym.
6. Realizator dokonuje weryfikacji formalnej wniosków na podstawie danych i informacji zawartych we wniosku oraz dokumentach dołączonych przez wnioskodawcę do wniosku.
7. Weryfikacja formalna wniosku polega na sprawdzeniu przez Realizatora:

• czy wnioskodawca spełnia obowiązujące warunki uczestnictwa w Programie i ubiegania się w jego ramach o dofinansowanie;
• czy wnioskodawca dotrzymał terminu na złożenie wniosku;
• zgodność zgłoszonego we wniosku przedmiotu dofinansowania z zasadami wskazanymi w programie;
• kompletność i poprawność danych zawartych we wniosku, zgodność wniosku oraz wymaganych załączników z wymaganiami Realizatora;
• wypełnienie wymaganych rubryk we wniosku i załącznikach do wniosku.

8. Realizator Programu może wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia braków występujących we wniosku i niezwłocznego ich usunięcia pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.
9. Realizator Programu po dokonaniu oceny formalnej wniosku składa wystąpienie o przyznanie środków PFRON na realizację Programu do Wielkopolskiego Oddziału PFRON.

Przyznawanie dofinansowania i podpisanie umowu

• Decyzję o zakwalifikowaniu lub odmowie kwalifikacji do dofinansowania do udziału w Programie podejmuje Dyrektor Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Trzciance.
• Wnioskodawca zostanie poinformowany o przyznaniu dofinansowania niezwłocznie po otrzymaniu informacji z PFRON o udzieleniu dofinansowania na realizację Programu przez Powiat Czarnkowsko-Trzcianecki.
• Wnioskodawca otrzyma pisemną informację o odmowie przyznania dofinansowania wraz z uzasadnieniem.
• Decyzja o przyznaniu dofinansowania jest podstawą zawarcia umowy dofinansowania pomiędzy Realizatorem a Wnioskodawcą. Wzór umowy o dofinansowanie zajęć klubowych w ramach Programu, stanowi załącznik nr 3 do niniejszych zasad.
• Warunkiem zawarcia umowy dofinansowania jest spełnienie przez Wnioskodawcę warunków uczestnictwa określonych w Programie także w dniu podpisania umowy.
• Umowa zostanie sporządzona w dwóch jednakowo brzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.
• Umowa zostanie sporządzona niezwłocznie po uzyskaniu przez Realizatora środków finansowych na realizację zadania z PFRON.
• W sprawach nieuregulowanych umowami stosuje się przepisy kodeksu cywilnego.

Monitorowanie prawidłowości wykorzystania środków i sprawowania nadzoru merytorycznego nad realizacją zadania

1. Podmiot prowadzący zajęcia klubowe w WTZ jest zobowiązany do:

• prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i merytorycznej w zakresie realizacji Programu i przechowywania jej przez okres 5 lat;
• przedkładania wszelkich informacji, dokumentów oraz oświadczeń niezbędnych do prawidłowej realizacji Programu;
• niezwłocznego zawiadomienia Realizatora Programu na piśmie o wszelkich zmianach mających wpływ na realizację umowy, w terminie do 5 dni roboczych od zaistnienia zdarzenia;
• umożliwienia PFRON i Realizatorowi Programu kontroli prawidłowości wykorzystania dofinansowania w każdym czasie, w okresie obowiązywania umowy;
• zwrotu środków finansowych w przypadkach określonych w umowie dofinansowania;
• ewaluacji programu, odzwierciedlającej stan faktyczny w zakresie efektów udzielonego dofinansowania, w tym w odniesieniu do celów Programu;
• wykorzystywania dofinansowania zgodnie z jego przeznaczeniem;
• składania sprawozdania z wykonania zadania, w terminie do 5 pierwszych dni roboczych lutego - załącznik nr 2.

  Rozliczenie umowy i kontrola jej realizacji

1. Realizator tj. Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Trzciance oraz PFRON mają prawo kontroli wykorzystania przedmiotu dofinansowania oraz prawidłowości, rzetelności i zgodności ze stanem faktycznym danych zawartych w dokumentach, stanowiących podstawę rozliczenia dofinansowania.
2. Kontrola może być prowadzona w każdym czasie przez okres 5 lat od daty zawarcia umowy obowiązywania umowy.
3. Udokumentowanie zakupów niezbędnych do realizacji zajęć klubowych w ramach Programu dokonuje się za pomocą oryginałów faktur lub rachunków wraz ze specyfikacją sprzętu.

Informacje dodatkowe

Wzory wniosków wraz z załącznikami dostępne są w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Trzciance orazna dole artykułu.

Szczegółowe informacje na temat procedur realizacji Programu dostępne są na stronie internetowej Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.